采购与付款业务循环过程涉及的主要凭证和记录有：
1.请购单
2.订购单
3.订货合同
4.验收单
5.卖方发票
6.退货或折让通知单
7.付款凭单
8.支票
9.采购日记账
10.现金和银行存款日记账
11.材料采购明细账和总账
12.原材料、包装物、低值易耗品明细账和总账
13.应付账款明细账和总账
14.应付票据明细账和备查簿
15.预付账款明细账和总账
16.卖方对账单
由供应商按月编制，标明期初余额、本期购买、本期支付款项和期末余额。卖方对账单是供应商对有关业务的陈述，除了对有争议的事项和时间上的差异，被审计单位的应付款项明细账余额应与卖方对账单的余额一致。
三、业务循环中的内部控制
1.职责分工
主要职责分工有：
(1)提出采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制;
(2)批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而对企业整体利益产生损害;
(3)采购审批、合同签订、合同审核相互独立，防止虚列支出;
(4)验收部门与财会部门相互独立，保证按真实收到的商品数额登记入账;
(5)应付款项记账员不能接触现金、有价证券和其他资产，以保证应付款项记录的真实性、正确性;
(6)内部检查与相关的执行和记录工作相互独立，以保证内部检查的独立性和有效性。
2.信息传递程序控制
建立健全采购与付款循环相关的内部控制，要求管理当局对与此循环相关的信息传递程序实施严格有效的控制。这些控制包括：
(1)授权程序。
①企业内部建立分级采购批准制度;
②只有经过授权的人员才能提出采购申请;
③采购申请经独立于采购和使用部门以外的被授权人的批准，以防止采购部门购入过量或不必要的商品，或者为取得回扣等个人私利而牺牲企业利益;
④签发支票要经过被授权人的签字批准，保证货款是以真实金额向特定债权人及时支付。
(2)文件和记录的使用。为了满足业务审批、财产保管、便于记录的要求，要合理设计并使用各种文件和记录。
收到购货发票时，财会部门应将发票上所记的商品规格、数量、价格、条件及运费与订购单、验收单上的有关资料核对相符后入账;对关键性凭证要预先编号，由经手人按编号归档保存，并由独立人员定期检查存档文件的连续性;订购单中要有足够的栏目和空间，详细反映订货要求;建立付款凭单制，以付款凭单作为支付货款的依据;设置采购日记账，及时完整记录所有采购业务;对每一供应商设立应付款项明细账，并与总账平行登记。
(3)独立检查。由独立于业务经办的人员对卖方发票、验收单、订购单、请购单进行独立检查，确保实际收到的商品符合订购要求。
3.实物控制
采购与付款业务中的实物控制包括两个方面，一方面加强对已验收入库的商品的实物控制，限制非授权人员接近存货。验收部门人员应独立于仓库保管人员，同时加强对发生的退货的实物控制，货物的退回要有经审批的合法凭证。
另一方面限制非授权人员接近各种记录和文件，防止伪造和篡改会计资料。特别应注意对支票的实物控制，不得让核准或处理付款的人接触;未签发的支票应予以安全保管;作废的支票予以注销或另加控制，防止重复开具发票。